Germany: Program Officer

BACKGROUND:

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries and 22 U.S. cities, we restore safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure. The IRC provides lifesaving direct services to women and children in emergencies and is a global leader in developing best practice and evidence-based approaches to programming for the protection and empowerment of women, girls and boys. The IRC leads the way from harm to home.

The IRC opened its office in Germany in August 2016. Germany has seen an unprecedented surge in the number of refugees entering the country, travelling mostly through the Balkans route. Germany allowed refugees to come to Germany freely and is promising asylum to many of those who have arrived during 2015 and 2016. The German Federal government as well as many civil society organizations and volunteer groups have, together with international NGOs, responded to the needs of refugees, setting up shelter, providing services and building capacity. However, services have limited reach, capacity still remains low and the shelters are overstretched. In August 2016 the Federal Ministry for Family Affairs developed together with UNICEF and a consortium of civil society organizations the Minimum Standards for the Protection of Children, Youth and Women in Refugee Shelters.

SCOPE

The Program Officer role will actively support the further development and expansion of the German office, and is responsible for the funding, processing and reporting on our international projects and work in Germany. This also includes research on relevant donors, the establishment and maintenance of appropriate relationships, the preparation and submission of funding applications, and ensuring the completion of all necessary reports.

In doing so, the Program Officer works closely with the technical units within the IRC, the program management and the management team of IRC Germany, as well as other departments at the European headquarters in London.

Major Responsibilities

Donor liaison

• Conduct thorough research on funding opportunities from German statutory and private donors for domestic programming in Germany as well as for humanitarian and development cooperation projects by the international network abroad.
• Coordinate closely with regional staff on scoping of funding opportunities from European donors.
• Monitor major donor trends (policies, strategic directions, etc.) through regular, ongoing monitoring of information on relevant websites, listservs and/or other sources.
• Support the technical specialists, Deputy Country Representative and Country Representative in establishing and maintaining relationships with potential/existing donors (meeting set-up and preparation, participation in meetings, etc.)

Proposal development

• Coordinate proposal development processes for domestic (German) and international project work.
• Assist on needs assessments and data collection as necessary to feed into project design.
• Liaise regularly & work very closely with program, technical unit, operations and finance staff to coordinate project planning.
• Serve as primary writer for high quality donor proposals.
• Maintain workflows on the online proposal development platform (OTIS), standardized grants files, and a detailed list of grants by country at HQ for all grants

Other Duties

• Assist program staff with the development of strong data collection and monitoring & evaluation plans within each program and proposal. This includes developing logical frameworks and indicators with technical input from program staff.
• Maintain a reporting calendar for all existing grants.
• Coordinate compilation and review of draft reports as well as timely submission of finalized reports.

Requirements

• Completed college degree or concurrent enrolment in college, preferably in social work, international relations or a related field.
• Relevant professional experience in lieu of college degree will be considered.
• At least 1-3 years of work experience in refugee assistance and/or humanitarian and development context.
• Prior experience with funding research and proposal development.
• Thorough knowledge of German funding landscape for domestic programming (AMIF, other federal funding vehicles, funding opportunities at state and municipal level as well as foundations).
• Deep insights into funding instruments at German MoFA and Development Ministry.
• High level of familiarity with European funding landscape.
• Prior grants management experience.
• Familiarity with international standards for key program areas (protection, gender-based violence).
• Fluency in German and English required.
• Excellent technical writing skills in both languages.
• Good command of standard Microsoft Office applications.
• Excellent organizational skills and ability to determine priorities and meet multiple deadlines.
• Results-oriented attitude to work.
• Detail-oriented with good multi-tasking abilities.
• Able to work well both within a team and independently, in a challenging and fast-moving multicultural environment.

Hintergrund

Das International Rescue Committee (IRC) steht von Krieg und Krisen betroffenen Menschen zur Seite, um ihr Überleben und den Wiederaufbau ihrer Existenz zu sichern. Seit ihrer Gründung im Jahre 1933 auf Anregung von Albert Einstein leistet die Organisation insbesondere für Flüchtlinge lebensrettende Hilfe. Heute arbeiten wir mit und für etwa 23 Millionen Menschen in über 40 Ländern der Welt. Unser Ziel ist es, zur Linderung ihres Leids beizutragen und die Bedingungen für ein Leben in Würde und Hoffnung zu gewährleisten. Diesem Anspruch möchten wir auch in Zukunft gerecht werden. Deshalb spielt IRC eine führende Rolle bei der Entwicklung neuer, nachweislich wirksamer Verfahren und Ansätze, um den Schutz und die Selbstbestimmung vulnerabler Menschen zu fördern. So bereitet IRC den Weg from harm to home".

Nachdem vor allem im Jahr 2015 innerhalb kurzer Zeit eine große Zahl Schutzsuchender in Europa angekommen war, ergab sich auch hier die Notwendigkeit, Aufnahme und Integration zu unterstützen. Dementsprechend hat IRC zunächst im Sommer 2015 in Griechenland und im Herbst 2015 auf dem Balkan Programme gestartet, und dann im Sommer 2016 ein Büro in Deutschland eröffnet. Dabei liegen die Schwerpunkte auf dem Schutz von Asylsuchenden vor Gewalt, der Bildung von Kindern und Jugendlichen, und der wirtschaftlichen Integration. Als fachliche Grundlage für diese Bereiche dienen insbesondere die Ansätze, Werkzeuge und Materialien, die IRC bereits für ähnliche Initiativen in anderen Ländern entwickelt hat. Darüber hinaus vertieft IRC durch das Deutschland-Büro den Dialog mit der Bundesregierung in wichtigen Grundsatzfragen der humanitären Hilfe und Entwicklungszusammenarbeit und sondiert Möglichkeiten der Zusammenarbeit als strategischer Partner der zuständigen Stellen.

Kurzprofil der Stelle

Die hier beschriebene Stelle Referent Mittelakquise und -verwaltung (m/w) wird den weiteren Auf- und Ausbau des Deutschland Büros tatkräftig unterstützen und ist für die Fördermittelakquise, Abwicklung und das Berichtswesen der Arbeit in Deutschland sowie der internationalen Projektarbeit verantwortlich. Dazu gehören Recherche zu relevanten Gebern, der Aufbau und die Pflege entsprechender Beziehungen, die Vorbereitung und Einreichung von Förderanträgen, und die Gewährleistung der Fertigstellung sämtlicher erforderlicher Berichte.

Dabei arbeitet der/die Referent/in eng mit den fachlich-technischen Kompetenzzentren innerhalb des internationalen Netzwerkes, den Programmleitungen und der Geschäftsführung des Deutschland Büros, sowie der Abteilung für Mittelakquise im europäischen Hauptsitz in London zusammen.

Aufgaben

Fördermittelakquise und Verbindung mit institutionellen Gebern

• Durchführung gründlicher Recherche zu Fördermöglichkeiten von deutschen Regierungsbehörden, Unternehmens- oder anderen Stiftungen sowohl zur Unterstützung der programmatischen Arbeit in Deutschland als auch der Projektarbeit im Ausland.
• Aufbau einer ausführlichen Datenbank mit relevanten deutschen Gebern, Fördermöglichkeiten, Ausschreibungszyklen, Anforderungen, usw.
• Beobachtung von Trends relevanter deutscher Geberinstitutionen (Förderschwerpunkte, Förderprogramme, Anforderungen usw.)
• Unterstützung der Abteilung für Fördermittelakquise, der fachlich-technischen Kompetenzzentren, sowie des Landesdirektors und stellv. Landesdirektors im Aufbau und der Pflege von Beziehungen zu potentiellen und bestehenden Gebern in Deutschland durch die Entwicklung entsprechender Stakeholderengagementstrategien
• Unterstützung der Geschäftsführung im Networking und der Beziehungspflege mit anderen zivilgesellschaftlichen Organisationen in Deutschland zum gegenseitigen Austausch von best practices im Bereich Mittelakquise, und -verwaltung.

Fördermittelanträge

• Steuerung der Prozesse zur Fertigstellung von Projektskizzen oder Fördermittelanträgen für programmatische Arbeit in Deutschland und Projektarbeit im Ausland, die eine fristgerechte Abgabe von Anträgen in höchster Qualität gewährleistet.

• Koordinierung von Teams bei der Anfertigung von Projektskizzen oder Fördermittelanträgen und Sicherstellung relevanter Unterstützung aller internen und externen Stakeholder nach Bedarf. Dazu gehören die Entwicklung und Steuerung von Arbeitsplänen zur Antragfertigstellung, die die besonderen Aufgaben und Fristen für jedes Team-Mitglied klar definieren.

• Management aller Arbeitsabläufe über IRCs interne Online-Platform zur Entwicklung von Anträgen und Berichten und Anlegen standardisierter Dokumentation für jeden Antrag.

• Eigenständige Verantwortung der deutschen Texte für Projektskizzen, Fördermittelanträge und Berichte.

• Unterstützung der Projektteams bei der Entwicklung von Ansätzen zur Datenerhebung und von M&E Plänen für jedes Projekt und jeden Antrag. Dies beinhaltet auch die Anfertigung von logischen Modellen und Wirkungsketten auf Basis von IRCs internem Wirkungsgefüge Outcomes & Evidence Framework" in Zusammenarbeit mit den jeweiligen fachlich-technischen Kompetenzzentren.

• Im Anschluss an Antragseinreichungen weitergehende Kommunikation mit Gebern und Bearbeitung von Rückfragen usw.

• Übersicht über Anforderungen und Regelungen relevanter Geber und Gewährleistung ihrer Einhaltung in allen Arbeitsschritten der Fördermittelakquise und -verwaltung.

Andere Aufgaben

• Gestaltung und Pflege eines Kalenders zu Berichtsfristen für alle Zuwendungen.
• Koordininierung und Vorprüfung aller Projektberichte sowie deren fristgerechte Einreichung.
• Regelmäßige Kommunikation mit Zuwendungsgebern.
• Vorbereitung und Verhandlung von Fristverlängerungen wenn notwendig, in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• Monitoring der Ausgaben und möglicher finanzieller Risiken, in enger Zusammenarbeit mit der Abteilung für Finanzen und Verwaltung.
• Unterstützung der fachlich-technischen Teams beim Monitoring der Arbeitspläne, Meilensteine, Indikatoren usw. für jedes Projekt
• Überprüfung der Anforderungen der Zuwendungsgeber und Gewährleistung dass Projektimplementierung entsprechend durchgeführt ist.

Einordnung der Stelle:

Berichtet an : Geschäftsführer

Direkt unterstelle MitarbeiterInnen: Keine

Weitere wichtige Beziehungen:

Intern: Abteilung für Mittelakquise; Programmleitung Fachbereiche Bildung, Gewaltschutz und Wirtschaftliche Integration in Deutschland sowie entsprechende fachlich-technische Kompetenzzentren im internationalen Netzwerk; Länderbüros des internationalen Netzwerks; Abteilung für Verwaltung und Finanzen.

Extern: Potentielle und bestehende Zuwendungsgeber, Partnerorganisationen, Dienstleister und Berater (Consultants).

Voraussetzungen:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium mit Diplom oder Masters Abschluss oder berufsbegleitendes Studium in Internationale Beziehungen, Soziale Arbeit, Betriebswirtschaftslehre, Jura oder einer anderen relevanten Fachrichtung.
• Mind. 1- 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich der Flüchtlingsarbeit und/oder humanitären Hilfe und Entwicklungszusammenarbeit.
• Einschlägige Erfahrung mit der Erstellung von Förderanträgen und Recherche zu Gebern und Fördermöglichkeiten.
• Vertiefte Kenntnisse der deutschen "Geberszene" für Projekte in Deutschland (z.B. AMIF, Bundesmittel, Förderinstrumente der Länder und auf kommunalet Ebene sowie Unternehmens- und private Stiftungen, usw.).
• Vertiefte Kenntnisse der deutschen Förderinstrumente für humanitäre Hilfe und Entwicklungszusammenarbeit im Ausland (z.B. Projektförderung durch das Auswärtige Amt, verschiedene Haushaltstitel des BM für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung, usw.).
• Kenntnisse relevanter Förderinstrumente auf europäischer Ebene.
• Erfahrung in der Verwaltung von Fördermitteln.
• Vertrautheit mit internationalen Standards in wichtigen fachlich-technischen Bereichen (z.B. Schutz von Frauen und Mädchen vor geschlechtsspezifischer Gewalt).
• Beherrschung der deutschen Sprache.
• Ausgezeichnete Englischkenntnisse.
• Stilsicher in beiden Sprachen mit hervorragenden Fähigkeiten in der Verfassung technisch versierter Texte auf Deutsch.
• Sicherheit im Umgang mit Microsoft Office Anwendungen.
• Ergebnisorientierte Arbeitsweise mit Sinn für Details und der Fähigkeit mehrere Aufgaben zeitlgleich zu betreuen, zu priorisieren und fristgerecht zu erledigen.
• Hohe Kommunikations- und Sozialkompetenz, interkulturelle Sensibilität, Flexibiltät, Improvisationsvermögen
• Fähigkeit eigenverantwortlich zu arbeiten aber auch mit Freude an der Arbeit in einem dynamischen Team.
• eine hohe Ambiguitätstoleranz und ein Sinn für Humor.

Arbeitsumfeld: Sie erwartet eine spannende Aufgabe in einem engagierten Team in unserer Berliner Geschäftsstelle und reger Austausch mit KollegInnen im gesamten internationalen Netzwerk der Organisation.

Wir bieten :

Das monatliche Gehalt entspricht in etwa TVÖD-Bund E11. IRC Deutschland bietet ArbeitnehmerInnen ein 13. Und 14. Monatsgehalt, das anteilsmäßig ausgezahlt wird.

Die Stelle ist zunächst auf 6 Monate befristet. Eine Verlängerung ist angestrebt und abhängig von der Finanzierungslage.

Bewerbung:

Bitte reichen Sie die folgenden Unterlagen zusammengefügt in einer PDF Datei ausschließlich über IRCs online Bewerbungsportal ein - schriftliche Bewerbungen oder Einreichungen per Email können nicht berücksichtigt werden:

• Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit ausführlichem Motivationsschreiben und detailliertem Lebenslauf (deutsch)
• Einen maximal 2-seitigen stichwortartigen Lebenslauf (CV/resume) (englisch)
• Schriftprobe eines Förderantrages (falls vorhanden, deutsch)

Ansprechpartner:

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an:

Bitte beachten Sie, dass wir Eingangsbestätigungen nur an jene Bewerber (m/w) versenden, die in die engere Auswahl kommen. Von Rückfragen zum Stand Ihrer Bewerbung nach deren Einreichen bitten wir ausdrücklich abzusehen.

Please follow this link to apply: http://www.aplitrak.com/?adid=a2F0cmluYW1pbGxlci45MjU1MS4zODMwQGlyYy5hcGxpdHJhay5jb20