Central African Republic: Field Coordinator

Requisition ID: req1486

Job Title: Field Coordinator

Sector: Safety & Security

Employment Category: Regular

Employment Type: Full-Time

Location: Western Africa

Job Description

BACKGROUND: Founded in 1933, the International Rescue Committee (IRC) is a prominent international organization working in relief, rehabilitation, protection, post-conflict development, resettlement services and advocacy for those uprooted or affected by violent conflict and oppression. The IRC is present in the Central African Republic since 2006-2007 SCOPE OF WORK: The Field Coordinator (FC) plays a key role in the overall leadership and management of the IRC CAR country office. Under the supervision of Country Director (CD), the Field Coordinator will be responsible for the overall field coordination, program support, and field office management working in close collaboration with other members of the senior management team including the Deputy Director of Programs (DDP), Deputy Director of Operations (DDO), Finance Controller and Safety & Security Coordinator. The Field Coordinator is the IRC representative in the area under his responsibility and member of the country Senior Management Team (SMT). He will be based in Dekoa (Kémo Prefecture) with frequent travel in Kaga-Bandoro (Nana-Gribizi Prefecture). SPECIFIC RESPONSIBILITIES: Operations

• Manage the operational components of the Dékoa & Kaga-Bandoro offices including Security, Supply Chain, IT, Admin/HR and Finance.
• Communicate operational issues to the DDO in a timely way.
• Manage the Supply Chain Officer in Dekoa and provides technical support to the Supply Chain Assistant in Kaga-Bandoro.
• Manage the Support staff in Dekoa and Kaga-Bandoro.
• Ensure adequate support and communication to operational staff in the field office in Dekoa and Kaga-Bandoro.
• With the DDO, continuously review and analyse systems and procedures to ensure effective and efficient delivery of support functions.
• Enforce the strict and consistent observance of the IRC CAR procurement policies and procedures.
• Conduct regular weekly spot checks on the general stock status, and as to whether the IRC delivery, storing and tracking system is adhered to by the Storekeeper.
• Enforce IRC's guidelines and regulations concerning vehicle usage at all times.

• Review the monthly expenditure reports on fuel usage, maintenance and repairs prepared by the supply chain lead using the standard formats and charts used by IRC before they are submitted to the Senior Supply Chain manager. IRC CAR JD Field Coordinator

• The International Rescue Committee is an equal opportunities employer, and committed to equity in the work place:

• Ensure proper tracking of all IRC assets movement, including continuous maintenance and update of program assets listing by the Senior Supply Chain Manager.

• Ensure an inventory of assets is conducted as per GSC requirement and that report are presented to the Supply Chain department in Bangui.

• Contribute to the asset disposal system as per the IRC policy and procedures with support from the Senior Supply Chain Manager in Bangui and the Deputy Director of Operations.

• Ensure that supply chain provides the services for the compounds constantly and that quality is guaranteed. This includes water supply, generator installation and maintenance, technically-recommended operation, back-up and monitoring of fuel consumption.

• Make recommendations to the DDO on contract extensions, promotions, staff development and review of job descriptions of staff under his supervision.

• Set clear performance objectives for staff under his supervision and ensure that they are understood.

• Conduct interim performance reviews every six months and hold one to one feedback discussions with supervised staff on a regular basis to ensure that performance objectives are being met and ensure all other supervisors in Dekoa & Kaga-Bandoro do same.

• Conduct annual performance evaluations for staff under his supervision and manage poor performance and disciplinary issues in accordance with IRC HR policies and procedures. Ensure all other supervisors do the same.

• Ensure that all IRC Dekoa & Kaga-Bandoro staff annual leave is tracked and planned in advance and that there is sustainable coverage and backup for all staff going on leave.

• Ensure that all IRC Dekoa & Kaga-Bandoro staff complies with the rules and regulations of IRC as set out in HR policies in force.

• Ensure the ongoing capacity building of support team (SC, HR, Admin, IT & Security) through support to direct supervisors in ensuring staff performance evaluations and individual development plans. FINANCE

• Oversee in close connection to the Finance Controller the financial management of field office operations, including cash management and transactions, in accordance with IRC policies and procedures, donor rules and regulations and statutory laws.

• Support budget holders in review of budget vs. actual (BvA) reports with operations staff and ensure appropriate action is taken in a timely fashion.

• Provide a key in-field oversight role ensuring that vendor are paid in timely manner and analyse, detect any potential sources of financial/material risk in IRC's operations.

• Liaise with finance staff to ensure support to both programs and operations. Carry out necessary spot checks on financial issues and records. Ensure the timely submission of financial reports and original documents to Bangui Office. Ensure all protocols on the handling of the safe box, petty cash, cash etc. are strictly adhered to at all times.

• Ensure complete and correct use of all finance forms and timely communication of financial issues to the Finance Controller

PROGRAMS

• Ensure operational support for program teams and coordinate with the DDP and sector coordinators for effective implementation of all program activities.
• Provide the link between program managers and support staff and ensure quality in program implementation.
• Monitor the work-plans of each program and raise over-laps or operational constraints.
• Promptly report any observations or findings that will affect program implementation to the DDP for follow up and guidance.
• IRC CAR JD Field Coordinator 3
• The International Rescue Committee is an equal opportunities employer, and committed to equity in the work place
• Ensure that program staff plan and submit PRs, work-plans and other necessary documentation in a timely manner.
• Ensure that procurement plans are developed and updated for all open grants by closely working with the Senior Supply Chain Manager, Procurement Officer and Program Coordinators to make sure procurement is carried out in a timely manner.
• Actively seek input from program personnel on how systems and support functions can be improved with program results in mind.
• Support emergency needs assessments and emergency program implementation in response to the developing humanitarian situation.

• Together with program and grant staff, contribute to program proposals.

  SECURITY

• Review with the support of the S & S Coordinator the IRC Dekoa and Kaga-Bandoro security plans on a regular basis and ensure they are up to date at all times.

• Ensure health, safety and security protocols are followed at all times, and take corrective, timely actions as required.

• Act as the security focal point for the area under his responsibility, and provide security briefing to staff.

• Liaise with other NGOs and the UN agencies regarding security management.

• Ensure the completion of incident report forms as necessary.

• Communicate issues and/or changes in the security situation to the S & S Coordinator in a timely manner.

COORDINATION AND REPRESENTATION

• Represent IRC to local authorities, donors, visitors, partners and other stakeholders.

• Actively develop and maintain effective working relationships with key stakeholders at the local level including donors, government actors, local traditional leadership, beneficiary populations and their representatives, etc. OTHER

• Chair the program/support meetings and submit minutes to the CD and SMT members.

• Act as an IRC Way focal point.

• Participate in staff development initiatives.

• Complete monthly reports and Sitreps.

QUALIFICATIONS

Education: University degree in a suitable domain Experience:

• Minimum 5-year experience with NGOs in a management position
• Program and Operational experience
• Experience in managing staff in challenging environments with scarce resources

• Experience in working with local partners and other national/international agencies SKILL & ABILITIES

• Ability to read, interpret and understand budgets

• Ability to contribute to the design, implementation and monitoring of programs

• Basic knowledge of donor requirements.

• Ability to manage multiple staff in multiple sites

• Excellent time management skills

• Ability to raise and communicate issues in a timely manner.

• Ability to balance and prioritize multiple needs and work under pressure.

• Diplomatic and conflict management skills.

CONTEXTE:

Fondé en 1933, l'International Rescue Committee (IRC) est une organisation internationale de premier plan oeuvrant dans le secours, la réhabilitation, la protection, le développement post-conflit, les services de réinstallation et le plaidoyer pour les personnes déracinées ou affectées par des conflits violents. L'IRC est présent en République centrafricaine depuis 2006-2007

ENVERGURE DU POSTE:

Le Coordonnateur Terrain (CT) joue un rôle clé dans le leadership et la gestion du bureau de pays IRC-RCA. Sous la supervision du Directeur Pays (CD), le Coordonnateur Terrain est responsable de la coordination générale sur le terrain, de l'appui au programme et de la gestion du bureau terrain en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe de direction (Directeur adjoint - Programmes - DDP, Directeur adjoint - Opérations - DDO, Contrôleur Financier et Coordinateur Sécurité et Sécurité). Le Coordonnateur Terrain est le représentant de l'IRC dans la zone sous sa responsabilité et membre de l'équipe de direction (SMT) du pays. Il est basé à Dékoa (préfecture de La Kémo) avec des déplacements fréquents à Kaga-Bandoro (préfecture de Nana-Gribizi).

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

Opérations

• Gérer les composantes opérationnelles des bureaux de Dékoa & Kaga-Bandoro, notamment la sécurité, la chaîne d'approvisionnement, l'informatique, l'administration, les ressources humaines et les finances.
• Communiquer les problèmes opérationnels au DDO en temps opportun.
• Gérer le responsable de la chaîne d'approvisionnement à Dekoa et fournir un soutien technique à l'assistant de la chaîne d'approvisionnement à Kaga-Bandoro.
• Gérer le personnel de support à Dekoa et Kaga-Bandoro.
• Assurer un soutien et une communication adéquats au personnel opérationnel à Dekoa et Kaga-Bandoro.
• Avec le DDO, revoir et analyser continuellement les systèmes et les procédures afin d'assurer la prestation efficace et efficiente des fonctions de soutien.\
• Appliquer le strict et cohérent respect des politiques et procédures d'approvisionnement de l'IRC.
• Effectuer des vérifications ponctuelles hebdomadaires régulières de l'état général du stock, et vérifier si le système de livraison, de stockage et de suivi de l'IRC est respecté par le magasinier.\
• Appliquer les directives et règlements de l'IRC concernant l'utilisation des véhicules à tout moment.
• Examiner les rapports mensuels de dépenses sur l'utilisation du carburant, la maintenance et les réparations préparés par le responsable de la chaîne d'approvisionnement en utilisant les formats standards utilisés par IRC avant qu'ils ne soient soumis au responsable de la chaîne d'approvisionnement.
• Assurer le suivi adéquat de tous les mouvements d'actifs de l'IRC, y compris la maintenance continue et la mise à jour de la liste des actifs du programme par le responsable senior de la chaîne d'approvisionnement.
• Veiller à ce qu'un inventaire des biens soit réalisé conformément aux exigences de l'IRC et que ce rapport soit présenté au département de la chaîne d'approvisionnement à Bangui.
• Contribuer au système d'aliénation des biens conformément à la politique et aux procédures de l'IRC avec le soutien du responsable de la chaîne d'approvisionnement à Bangui et du DDO.
• S'assurer que la chaîne d'approvisionnement fournit en permanence les services pour les bases et que la qualité est garantie. Cela comprend l'approvisionnement en eau, l'installation et la maintenance du générateur, l'utilisation technique recommandée, la sauvegarde et la surveillance de la consommation de carburant.
• Faire des recommandations au DDO sur les prolongations de contrat, les promotions, le développement du personnel et la révision des descriptions des postes sous sa supervision.
• Fixer des objectifs de performance clairs pour le personnel sous sa supervision et s'assurer qu'ils sont compris.
• Effectuer des évaluations de la performance intérimaires tous les six mois et tenir régulièrement des discussions de suivi avec le personnel supervisé pour s'assurer que les objectifs de rendement sont atteints et s'assurer que tous les autres superviseurs de Dekoa et Kaga-Bandoro font de même.
• Effectuer des évaluations de performance annuelles pour le personnel sous sa supervision et gérer les problèmes de performance et disciplinaires, conformément aux politiques et procédures de l'IRC en matière de ressources humaines. S'assurer que tous les autres superviseurs font de même.
• Veiller à ce que tous les congés annuels du personnel de l'IRC Dekoa & Kaga-Bandoro soient suivis et planifiés à l'avance, et qu'il y ait une couverture pour tout le personnel en congé.
• Veiller à ce que tout le personnel IRC Dekoa & Kaga-Bandoro se conforme aux règles et règlements de l'IRC tels que définis dans les politiques RH en vigueur.
• Assurer le renforcement continu des capacités de l'équipe de soutien (SC, HR, Admin, IT & Securité) en soutenant les superviseurs directs dans l'évaluation de la performance du personnel et les plans de développement individuels.

Finances

• Superviser en étroite collaboration avec le Contrôleur Financier la gestion financière des opérations des bureaux terrain, y compris la gestion de la trésorerie et les transactions, conformément aux politiques et procédures de l'IRC, aux règles et règlements des donateurs et aux lois en vigueur.
• Soutenir les responsables de budget (« budget holders ») dans l'examen des rapports « budget vs dépenses réelles » (BvA) avec le personnel opérationnel et veiller à ce que les mesures appropriées soient prises en temps opportun.
• Veiller à ce que les fournisseurs soient payés en temps opportun et analyser, détecter toute source potentielle de risque financier ou matériel dans les opérations de l'IRC.
• Assurer la liaison avec le personnel des finances pour assurer le soutien des programmes et des opérations.
• Effectuer les vérifications ponctuelles nécessaires sur les questions et dossiers reliés aux finances.
• Assurer la présentation en temps opportun des rapports financiers et des documents originaux requis au Bureau de Bangui.
• S'assurer que tous les protocoles relatifs à la manipulation du coffre-fort, de la petite caisse, des espèces, etc. sont strictement respectés en tout temps.
• Veiller à l'utilisation complète et correcte de tous les formulaires reliés aux finances et à la communication en temps voulu au Contrôleur Financier de tout problème ou difficulté rencontrée.

Programmes

• Assurer un soutien opérationnel aux équipes de programme et coordonner avec le DDP et les coordonnateurs sectoriels pour une mise en oeuvre efficace de toutes les activités du programme.
• Assurer le lien entre les gestionnaires de programme et le personnel de soutien et s'assurer de la qualité de la mise en oeuvre du programme.
• Suivre les plans de travail de chaque programme et relever les chevauchements ou les contraintes opérationnelles.
• Signaler rapidement au DDP toute difficulté ou problème susceptible d'affecter la mise en oeuvre du programme.

• Veiller à ce que le personnel du programme planifie et présente les demandes d'achat (PR), les plans de travail et autres documents nécessaires en temps opportun.

• S'assurer que les plans d'approvisionnement sont élaborés et mis à jour pour toutes les projets en cours en travaillant étroitement avec le gestionnaire de la chaîne d'approvisionnement, l'agent d'approvisionnement et les coordonnateurs de programme pour s'assurer que l'approvisionnement est effectué en temps opportun.

• Demander proactivement au personnel du programme comment le système et les fonctions de soutien peuvent être améliorés en gardant à l'esprit les résultats du programme.

• Soutenir les évaluations des besoins d'urgence et la mise en oeuvre du programme d'urgence en réponse à une situation humanitaire aiguë.

• Contribuer au développement des propositions de financement en liaison avec le personnel des programmes et mobilisation des ressources,

Sécurité

• Examiner régulièrement les plans de sécurité IRC Dekoa et Kaga-Bandoro avec le soutien du Coordonnateur S & S et s'assurer qu'ils sont à jour en tout temps.

• S'assurer que les protocoles de santé, de sécurité et de sûreté sont respectés en tout temps et prendre des mesures correctives au besoin.

• Agir en tant que point focal de sécurité pour la zone sous sa responsabilité, et fournir des informations de sécurité au personnel.

• Assurer la liaison avec d'autres ONG et les agences des Nations Unies en matière de gestion de la sécurité.

• S'assurer que les formulaires de rapport d'incident sont remplis et soumis en temps opportun.

• Communiquer les problèmes ou les changements du contexte sécuriataire au Coordonnateur S & S en temps opportun.

Coordination et représentation

• Représenter l'IRC auprès des autorités locales, des donateurs, des visiteurs, des partenaires et des autres parties prenantes.
• Développer et maintenir activement des relations de travail efficaces avec les principales parties prenantes au niveau local, y compris les donateurs, les acteurs gouvernementaux, le leadership traditionnel local, les populations bénéficiaires et leurs représentants, etc.

Autres

• Présider les réunions programme / soutien et soumettre les procès-verbaux au CD et aux membres du SMT.
• Agir en tant que point focal « IRC Way ».
• Participer aux initiatives de développement du personnel.
• Compléter les rapports mensuels et les « Sitreps »

QUALIFICATIONS Éducation: Diplôme universitaire dans un domaine approprié Expérience:

• Minimum de 5 ans d'expérience avec des ONG dans un poste de gestion
• Expérience dans la mise en oeuvre de programme et la gestion des opérations
• Expérience dans la gestion du personnel dans des environnements difficiles avec des ressources limitée
• Expérience de travail avec des partenaires locaux et d'autres agences nationales / internationales

COMPETENCES ET APTITUDES

• Capacité à lire, interpréter et comprendre les budgets
• Capacité à contribuer à la conception, la mise en oeuvre et le suivi des programme
• Connaissance de base des exigences des donateurs.
• Capacité à gérer plusieurs employés dans plusieurs sites
• Excellentes compétences en gestion du temps
• Capacité à soulever et communiquer les problèmes en temps opportun.
• Capacité à équilibrer et prioriser les besoins multiples et à travailler sous pression
• Compétences diplomatiques et de gestion des conflits

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