Cameroon: Finance Controller

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries, we restore safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure. The mission of the IRC is to help people whose lives and livelihoods are shattered by conflict and disaster to survive, recover and gain control of their future.

IRC CAMEROON STRATEGY

The IRC started operations in Cameroon in 2016 to respond to the increasing concerns for people affected by violence linked to Boko Haram, in the Far North of the country. Assistance to displaced populations extends across the Far North, notably Mayo Sava, Mayo Tsanaga and Logone & Chari, delivering lifesaving programming to increase access to water and improving hygiene practices in vulnerable displaced and host communities, cash programming to enable poor families to meet basic needs and improve food security, and protection programming, including meeting specific needs of women and girls. The Coordination office is located in Maroua, with a field base in Kousseri and a representation office in Yaoundé.

Following the increasing crisis in the North West and South West regions of Cameroon, the IRC expanded its operations into the South West region in August 2018. The IRC is delivering lifesaving humanitarian assistance to internally displaced populations, with a field base in Buea.

IRC Cameroon is committed in its 2020 Strategic Action Plan, to continue to provide essential humanitarian services, with a focus on safety in communities and ensuring affected populations can meet their basic needs, whilst also building the resilience of beneficiaries, especially women and girls. IRC Cameroon is funded by European and American donors.

SCOPE OF WORK:

The Financial Controller has overall policy and management responsibility for the finance and accounting functions for the Cameroon program. The Finance Controller’s responsibilities include general controllership, staff training, management, and treasury and budget functions.

The Finance Controller will report to the Country Director, with close working collaboration with both the Deputy Director for Operations and the Deputy Director for Programmes. The Finance Controller will be based in Maroua, but with frequent field visits in all the IRC Cameroon intervention areas.

RESPONSIBILITIES

1. Controllership

a) Ensures that all policies and procedures are in compliance with IRC and funding source policies, procedures, and requirements.

b) As required establishes finance and supporting function policies, systems and procedures, and directs or performs their development, documentation, and implementation.

c) Manages the finance department activities and schedules to meet the financial reporting requirements and deadlines specified by New York and donors.

d) Identifies requirements for and develops reporting formats to aid in the management of country operations and grant expenditures.

e) Provides country management and program staff with monthly actual-to-budget expenditure reports and analysis for all grants and Unrestricted funds.

f) Ensure that on a monthly basis balance sheet reconciliations are completed on a timely basis and those final reconciliations and trial balances are reviewed with the Country Director.

g) Closely monitors all financial activities, and keeps the Country Director advised of all situations which have the potential for a negative impact on internal controls or financial performance.

h) Directs the preparation of, and approves all donor financial reports in respect to accounting, legal and contractual requirements and ensures the review of such reports by the Country Director and Regional Controller prior to submission.

i) Develops, schedules and performs or supervises the completion of country internal control audits, and initiates actions necessary to correct internal control weaknesses.

j) Facilitates and co-ordinates external, internal, donor or government audits

k) Oversees the protection of the country’s assets (cash, inventory, NEP) through the enforcement of internal control policies and procedures.

l) Maintains current knowledge of local government requirements related to financial matters and ensures compliance with tax regulations and other legal requirements.

m) Is the principal liaison with IRC NY on all finance, accounting, grant budget management, and cash management matters

2. Training & Staff Management

a) Develops and implements a training program for the country’s finance staff to ensure staff development and minimize IRC’s exposure when staff are absent or depart.

b) Maintains current job descriptions for all positions within the finance group.

c) Ensures comprehensive and constructive performance reviews are completed on a timely basis and facilitates discussion of performance and career options with all country finance staff.

d) Oversees training and technical support to country program, logistics and administrative staff for skills improvement in the areas of accounting, reporting and internal control.

3. Treasury

a) Supervises all country office bank relations and bank account activities including negotiation of fees, interest and currency exchange rates.

b) In compliance with IRC policy establishes country policies regarding cash holding limits, cash movements and foreign currency holdings.

c) Oversees the timely preparation, review and approval of all monthly bank account and cash reconciliation’s.

d) Establishes country policies on advance payments, credit terms, and use of bank payment instruments.

e) Designs, implements, and monitors systems, procedures and reporting necessary to maintain on current basis accurate forecasts of cash requirements for meeting future spending, including commitments entered into and which obligate IRC to future spending.

f) Supervises the preparation of Cash Transfer Requests to New York and ensures that appropriate balances are maintained to facilitate grant implementation.

g) Ensures the development and implementation of a plan to minimize the country’s foreign exchange exposure to currency gains and losses.

h) Supervises the collection of contractual and other receivables.

4. Budget

a) Assists with the preparation and revision of program and grant proposals and budgets.

b) Assists in the preparation and maintenance of the country’s Operating Budget; including preparation of budget guidelines to assist program managers in formulating budgets.

c) In compliance with donor requirements and IRC policy develops the “Field Operations/Overhead” budget and recommends a methodology for allocation of overhead to grant budgets.

d) Prepares the annual and monthly cash budgets based on approved funding.

e) Presents and facilitates the review of actual to budget expenditures with the Country Director and program managers.

KEY WORKING RELATIONSHIPS

INTERNAL:

Country Director and other senior country office staff

EXTERNAL:

External to the Country Office: Regional Controller, Regional Vice President, Internal Audit; IRC’s Program Directors and other key Program Staff.

External to IRC: Bank Managers, Donors and local government staff (taxation and regulation related), External Auditors.

QUALIFICATIONS

Education:

• A Bachelors degree in Accounting, Business Administration, Commerce or Finance with a recognized professional certificate in accounting such as CPA, or a Masters degree in Accounting.

Experience:

• Minimum three years’ experience of managerial experience in the financial area of a non-profit organization or five years of managerial experience in finance in an international commercial organization.
• Requires extensive experience in working with computerized accounting systems, standard spreadsheet and database programs.

Skills and Abilities:

• Good written and verbal skills in the French and English language.
• Must be comfortable in being a proactive member of the leadership team. Must seek to identify and communicate potential problems and propose solutions to the level of management appropriate to effect solutions.
• Must be able to function effectively in a loosely structured, but complex work environment and to set appropriate priorities and deal effectively with numerous simultaneous requirements
• Ability to carry out responsibilities independently with minimal technical support from within the program organization.
• Must be a patient and good communicator who can function in an organizational environment involving a diversity of cultures, languages, and personal interests and agendas.
• Good at role of facilitator and team player in solving problems.

Committed to staff training and development.

Fondée en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) est l'un des plus importants organismes humanitaires au monde. L’IRC vient en aide, prévoit des mesures de réadaptation et apporte un appui en matière de reconstruction au lendemain d'un conflit aux victimes d'oppressions et de conflits violents. Au travail dans plus de 40 pays, l'IRC s'engage à la liberté, la dignité humaine et de l'autonomie. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance sont ébranlés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se relever et à prendre en main leur avenir.

IRC Cameroun :

L'IRC a démarré ses activités au Cameroun en 2016 pour répondre aux préoccupations croissantes des personnes touchées par la crise liée à Boko Haram, dans l'Extrême Nord du pays. L'assistance aux populations déplacées s'étend dans tout l’Extrême Nord, notamment Mayo Sava, Mayo Tsanaga et Logone & Chari, mettant en œuvre des programmes permettant d'accroître l'accès à l'eau et améliorant les pratiques d'hygiène dans les communautés déplacées et hôtes vulnérables, programmes en espèces permettant aux familles pauvres de subvenir à leurs besoins essentiels et améliorer la sécurité alimentaire et les programmes de protection, notamment en répondant aux besoins spécifiques des femmes et des filles. Le bureau de coordination est situé à Maroua, avec une base terrain à Kousseri et un bureau de représentation à Yaoundé.

Suite à la crise croissante dans les régions du Nord-Ouest et du Sud-Ouest du Cameroun, l'IRC a étendu ses opérations dans la région du Sud-Ouest en août 2018. L'IRC fournit une assistance humanitaire vitale aux populations déplacées à l'intérieur du pays, avec une base terrain à Buea.

IRC Cameroun s'est engagé, dans son plan d'action stratégique 2020, à continuer à fournir des services humanitaires essentiels, en mettant l'accent sur la sécurité des communautés et en veillant à ce que les populations touchées par les crises puissent subvenir à leurs besoins fondamentaux, tout en renforçant la résilience des bénéficiaires, en particulier des femmes et des filles. IRC Cameroun est financé par des donateurs européens et américains.

Définition du poste :

Le Contrôleur Financier a l’entière responsabilité des règles et de la gestion des fonctions financières et comptables du programme. Les responsabilités du Contrôleur Financier sont le contrôle général, les fonctions de trésorerie et du budget ainsi que la gestion et la formation du personnel.

Le contrôleur financier fait son rapport au Directeur Pays, supervise l’équipe du département des finances, travail en étroite collaboration avec le directeur adjoint des opérations et le directeur adjoint des programmes, communique avec les contrôleurs régionaux et représente le bureau auprès des directeurs des banques, des employées du gouvernement (en rapport avec les taxes et les lois) et les auditeurs externes.

Le contrôleur financier sera basé à Maroua, mais effectuera de fréquentes visites sur le terrain dans tous les domaines d'intervention de l'IRC Cameroun.

Taches spécifiques :

1. Contrôle

- S’assure que toutes les règles et procédures sont en conformités avec les règles, les procédures et les exigences d’IRC et des bailleurs.

- Etablit des règles, des systèmes et des procédures pour les finances et les fonctions qui lui sont rattachées et diriger ou améliorer leur développement, documentation et mise en application.

- Gère les activités du département des finances et le calendrier pour respecter les exigences du rapport financier et les délais spécifiés par le siège d’IRC et les donateurs.

- Développe les supports aux rapports financiers, pour aider à la gestion des opérations et des dépenses liées aux donations

- Surveille de près toutes les activités financières et informe la Directrice Pays de toute situation pouvant avoir un impact négatif sur le control interne ou les performances financières

- S’assure que le rapprochement de la feuille de solde mensuel est effectué dans les délais et que les rapprochements sont vérifiés avec la Directrice Pays.

- Dirige les préparations et l'approbation de tout les rapports financiers des donateurs en respectant les exigences comptables, légales et contractuelles et s'assure de la vérification de ces rapports par la Directrice Pays et le Contrôleur Régional avant leur soumission.

- Met en place le calendrier et accompli ou supervise le déroulement des audits de control interne et initie des actions nécessaires à la correction des faiblesses du control interne.

- Facilite et coordonne les audits externes et interne des donateurs ou du gouvernement.

- Veille à la protection des biens (caisse, inventaire …) par l'application des règles et procédures de control interne.

- S’informe des exigences du gouvernement en matière de finance et s assure de la conformité avec les taxes et autre exigences légales.

2. Formation et gestion du personnel

- Met en place et applique le programme de formation du personnel financier d’IRC Tchad pour assurer le développement du personnel et minimiser l’impact due à l'absence ou au départ du personnel.

- Maintien les cahiers de charges de tous les postes faisant parti du département des finances.

- Veille à ce que la revue complète et constructive de performance soit effectuée à temps et facilite la discussion des performances et des options de carrières avec tout le personnel des finances.

- Supervise plus particulièrement la mise en place du plan (existant) de développement de l’assistant Contrôleur Financier, pour que celui-ci remplace au terme de l’année le controleur financier international.

- Veille à la formation et au support technique du programme, à l'amélioration des compétences du personnel de la logistique et de l'administration dans les domaines de la comptabilité, du rapport et du control interne.

3. Trésorerie

- Supervise toutes les relations du bureau avec les banques, les activités du compte bancaire ainsi que la négociation du tarif, intérêt et taux de change.

- En accord avec les règles établis par IRC, établis des règles concernant les limites de la caisse, des mouvements de caisse et du portefeuille de monnaie étrangère.

- Veille à ce que la préparation, la revue et l’approbation de tous les rapprochements mensuel du compte bancaire et de la caisse soit effectués à temps.

- Créé, applique et surveille les systèmes, procédures et rapports nécessaires au maintient à jour des prévisions de la caisse pour faire face aux dépenses à venir, ainsi que des engagements qui oblige IRC pour les dépenses futures.

- Superviser la préparation de la demande de transfert d'argent (Cash Transfer Request) au siège d’IRC

- Supervise le recouvrement des contrats et autres créances

- Assure la mise en place et la mise en application d’un plan pour minimiser l impact due à la fluctuation des taux de changes.

4. Budget

- Aider à la préparation et à la révision des propositions de programme et de subvention et des budgets

- aide à la préparation et à la maintenance du budget opérationnel du programme pays; y compris la préparation de directives budgétaires pour aider les managers des programmes à développer leurs budgets.

- En conformité avec les exigences des bailleurs de fonds et la politique de l'IRC, élabore le budget «Opérations Terrain» et recommande une méthodologie pour l'affectation des frais généraux aux budgets de subventions.

- Prépare les budgets annuels et mensuels en espèces en fonction du financement approuvé.

- Présente et facilite l'examen des dépenses réelles par rapport au budget avec le directeur de pays et les gestionnaires de projets

Expériences exigées pour le poste

- Licence en comptabilité, gestion, commerce ou finance avec un certificat professionnel reconnu en comptabilité tel que CPA/CA ou un master en gestion ou comptabilité.

- Minimum cinq ans d'expériences professionnelles dans le poste de directeur financier dans une organisation à but non lucratif qui remplit les exigences des donateurs. La connaissance des règlements du gouvernement américain, des nations unies et des bailleurs de fond européens est préférable.

- Bonne connaissance des systèmes informatique de comptabilité, de préférence SUN, tableurs et base de données.

- Avoir la capacité d'être un membre proactif de l'équipe de direction. Doit s’atteler à identifier et communiquer les problèmes potentiels et proposer des solutions au niveau managérial concerné.

- Expérience de travail dans un cadre multi-culturel et de préférence en Afrique

- Capacité à travailler efficacement dans un environnement complexe, gère les différentes priorités et supporte la direction d'une manière proactive.

- Excellentes compétences interpersonnelles, de supervision, organisationnelles, présentation de rapport et gestion du temps

- Français exigé, Anglais souhaité.

- Intégrité

- Sens du leadership et capable de prendre des initiatives

- Flexible pour s’adapter à des exigences qui changent

- Capacité à travailler d'une manière autonome dans un environnement professionnel qui change rapidement. Capacité de travailler sous pression dans un environnement exigeant.

Ce poste est non accompagné.

https://rescue.csod.com/ats/careersite/jobdetails.aspx?site=1&c=rescue&id=3736