Central African Republic: Deputy Director of Operations

SCOPE

The Deputy Director of Operations will play a key role in the overall leadership and management of the IRC CAR program. The day-to-day portfolio will include direct supervision of the operations teams including Human Resources, Administration, security, IT and Supply Chain. Secondary responsibilities will include working with the CD and program teams to ensuring quality program support services according to IRC principles and donor guidelines and that these services are completed in a timely manner and within budget.

Reporting to the Country Director and serving as member of the Senior Management Team (SMT), the Deputy Director is expected to contribute to organizational strategic thinking, planning, and overall coordination efforts. As required the DDO will act as head of office on behalf of the Country Director. This position has close working relations with the Senior Programs Coordinator, Finance Controller, Grants Manager as well as other program and region-based staff. The DDO will be based in Bangui with travel to the other IRC Field Offices as well. The DDO must supervise the security management of the mission and collaborate closely with the APC to ensure the safety and security of operations staff in such a fluid context.

RESPONSIBILITIES

Human Resources

• Supervision of HR staff.

· Verify that HR policies and procedures are documented, disseminated and consistently applied across the country programs. Train HR staff on ensuring compliance monitoring processes are developed and effectively implemented.

· Through collaboration with HR and program staff, ensure that each team is staffed appropriately according to need and funding availability. Ensure that staff recruitment is executed efficiently, through transparent, rigorous and soundly-justified procedures; and in compliance with national labor law and IRC policy.

· Work with the HR Lead, country and field offices to implement IRC connect, staff training programs, and initiatives related to staff retention and nationalization strategies to maximize use of staff capacity and resources.

· Provide support to the HR/Administration Lead in the roll out of IRC global HR initiatives.

· Provide leadership support for the successful implementation of and adherence to the IRC Global HR Operating Policies and Procedures.

· Ensure that the HR team is working in a harmonized manner and there is consistency among application of policy throughout all offices, and identify and implement mechanisms to ensure cooperation, communication and teamwork.

• Clearly define the training needs of direct reports and ensure they are able to access training and professional development resources appropriate to their skill gaps/needs.
• Maintain open and professional relations with team members, promoting a strong team spirit and providing oversight and guidance to enable staff to successfully perform in their positions.
• Lead with commitment, integrity and accountability to the "IRC Way" - Global Standards for Professional Conduct and ensure adherence to the code of conduct by all team members.
• Develop staff development plans for trainings and capacity buildings.

Administration & Supply Chain

• Supervision of all Supply Chain staff.

· Verify that Administration & Supply Chain policies and procedures are documented, disseminated and consistently applied across the country program.

· Oversee external financial commitments including procurement contracts and lease agreements for office, guesthouse and warehouses.

· Ensure that compliance monitoring processes are developed and effectively implemented.

• Assist the Administration & Supply Chain staff in developing and managing appropriate coordination mechanisms to ensure that all operational units are interacting well with each other, as well as with the Regional Unit, Global Supply Chain (GSC), the Country Office, across different field sites, and other IRC support entities.
• Assist supply chain staff in partnering effectively and cooperatively with other units to improve planning and resource utilization. Work with program staff to ensure procurement planning and identification of operational support needs.
• In collaboration with the Finance Controller and CD, ensure systems are streamlined between HR, Administration, Supply Chain, Finance and Programs.
• Provide input including operational risk analysis and recommendations to the Country Director and Finance Controller related to operations spending and effectiveness of in-country reporting and planning systems.
• Ensure full proactive involvement of key processes with the finance department including budget versus actual report input and necessary information for operational budget accuracy.
• Provide support to all field and program teams to ensure all field offices are functioning efficiently and transparently and in compliance with IRC procurement guidelines.

Information Technology

• Manage the Information Technology (IT) Officer.
• Verify that information technology policies and procedures are documented, disseminated and consistently applied across the country program.
• Ensure that IT compliance monitoring processes are developed and effectively implemented.
• Support the IT staff to provide top-tier and effective IT services and support to the Country Office and across all field sites.

Security

• Manage the day to day security through the implementation of an incident data base on the 3 offices
• Up-date and review SOP and security contingency plans
• Supervise the good implementation of the mitigation measures
• Report to the CD for any major incident

Field Staff Management

• Ensure strong working relationships between the Field Offices, the country operations and program teams.

Programs Support, Strategy and Business Development

• Support the Finance Controller in the development and updating of the country operating budget, while in coordination with the CD.
• Work with the CD on the Country Program Strategic Planning process.
• Provide added support to Senior Program coordinator as required.

Coordination & Representation

• Serve as an active member of the country program's Senior Management Team and occasionally deputize for the Country Director when he/she is out of the country or on leave.
• Have knowledge of and provide input in discussions on safety and security for all staff, with a particular focus on northern Syria programs.
• Ensure proactive communication within the Regional Unit, HQ Support Departments, NY and UK offices as appropriate.

QUALIFICATIONS

• Postgraduate degree in Business Management or relevant technical field preferred with a minimum of five years progressive management and leadership experience.
• Experience managing country program teams with a diverse portfolio; knowledge of major donors (including USAID/OFDA/PRM, ECHO/EC, DFID, UN Agencies).
• Strong background in HR management, Supply Chain and Administration.
• Strong finance background in financial management, budget development and analysis.
• Excellent leadership, people management, interpersonal and negotiation skills and a demonstrated ability to develop harmonious teams in cross cultural context.
• Strong diplomatic skills. Ability to establish good working relationships with partners, donors and other stakeholders in a sensitive environment.
• Experience in IT and security is strongly preferred.
• Regional experience is preferred.
• French and English fluency required.

The position is based in Bangui with frequent travel to the field sites. The position is unaccompanied and shared housing/hotel is provided in Bangui as well as accommodation during field travel.

PORTÉE

Le directeur adjoint des opérations jouera un rôle clé dans le leadership et la gestion globale du programme RCA (République centrafricaine) de l'IRC. Les activités au jour le jour incluront la supervision directe des équipes opérationnelles, notamment les équipes en charge des ressources humaines, de l'administration, de la sécurité, des TI et de la chaîne d'approvisionnement. Les responsabilités annexes consisteront à collaborer avec le Directeur-pays et les équipes du programme afin d'assurer la fourniture de services d'appui au programme de qualité conformément aux principes de l'IRC et aux lignes directrices des bailleurs de fonds et la réalisation de ces services dans le respect des délais et du budget imparti.

Relevant du Directeur-pays et en qualité de membre de l'équipe de direction (ED), le directeur adjoint devra contribuer à la réflexion, à la planification, et efforts généraux de coordination sur le plan stratégique. Le directeur adjoint des opérations devra, selon les besoins, agir en qualité de responsable de bureau au nom du Directeur-pays. Ce poste exige des relations de travail étroites avec le coordonnateur principal des programmes, le contrôleur financier, le directeur des subventions et les autres membres du personnel du programme et le personnel basé en région. Le poste de directeur adjoint des opérations sera basé à Bangui et implique des déplacements vers les autres bureaux de terrain de l'IRC. Le directeur adjoint des opérations sera tenu de superviser la gestion de la sécurité de la mission et devra collaborer étroitement avec le coordonnateur régional des programmes pour assurer la sûreté et la sécurité du personnel opérationnel de la manière la plus souple possible.

RESPONSABILITÉS

Ressources humaines

• Superviser le personnel RH.

· Vérifier que les politiques et les procédures sont documentées, diffusées et appliquées en permanence dans l'ensemble des programmes-pays. Former le personnel RH en assurant le développement et la mise en place efficace des processus de suivi de la conformité.

· Grâce à la collaboration avec le personnel des RH et des programmes, veiller à ce que chaque équipe soit composée de manière appropriée en fonction des besoins et de la disponibilité du financement. Veiller à ce que le recrutement du personnel soit exécuté avec efficacité, grâce à des procédures transparentes, rigoureuses et solidement justifiées ; et en conformité avec le droit du travail national et la politique de l'IRC.

· Collaborer avec le responsable des RH, le bureau-pays et les bureaux de terrain pour mettre en uvre les programmes de formation du personnel, les initiatives liées aux stratégies de rétention et de nationalisation du personnel afin d'optimiser l'utilisation des capacités et des ressources du personnel.

· Fournir un soutien au responsable de l'administration / des RH dans le déploiement des initiatives globales de l'IRC en matière de RH.

· Assurer un soutien de leadership pour la mise en uvre réussie et le respect des politiques et des procédures opérationnelles globales de l'IRC en matière de RH.

· Assurer que l'équipe en charge des RH travaille d'une manière harmonisée avec cohérence dans l'application des politiques dans tous les bureaux, et identifier et mettre en uvre des mécanismes pour assurer la coopération, la communication et le travail d'équipe.

• Définir clairement les besoins de formation des subordonnés directs et faciliter leur accès aux ressources de perfectionnement professionnel appropriées en fonction de leurs lacunes / besoins en compétences.
• Etablir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l'équipe, en promouvant l'esprit d'équipe et en assurant une supervision et une orientation permettant au personnel d'accomplir ses tâches avec succès.
• Diriger avec engagement, intégrité et responsabilité les normes de conduite professionnelle de IRC (IRC Way - Standards for Professional Conduct) et assurer la conformité par tous les membres personnel du code de conduite.
• Elaborer les plans de développement du personnel à des fins de formation et de renforcement des capacités.

Administration et chaîne d'approvisionnement

• Superviser l'ensemble du personnel de la chaîne d'approvisionnement

· Vérifier que les politiques et les procédures de l'administration et de la chaîne d'approvisionnement sont documentées, diffusées et appliquées de façon uniforme à travers le programme-pays.

· Superviser les engagements financiers externes, y compris les contrats d'approvisionnement et les contrats de location des bureaux, des logements et des entrepôts.

· Assurer le développement et la mise en place efficace des processus de suivi de la conformité.

• Aider le personnel de l'administration et de la chaîne d'approvisionnement dans le développement et la gestion des mécanismes de coordination appropriés afin d'assurer que toutes les unités opérationnelles sont en interaction les unes avec les autres, ainsi qu'avec l'Unité régionale, la chaîne d'approvisionnement mondiale, le bureau-pays dans les différents sites de terrain et les autres entités de soutien de l'IRC.
• Aider le personnel de la chaîne d'approvisionnement à établir un partenariat efficace en collaboration avec les autres unités pour améliorer la planification et l'utilisation des ressources. Collaborer avec le personnel du programme pour assurer la planification des achats et l'identification des besoins de soutien opérationnel.
• En collaboration avec le contrôleur financier et le Directeur-pays, assurer la rationalisation des systèmes entre les services RH, l'administration, la chaîne d'approvisionnement, les finances et les programmes.
• Fournir des données, y compris l'analyse des risques opérationnels et des recommandations au Directeur-pays et au contrôleur financier concernant les dépenses des opérations et l'efficacité des systèmes de rapports et de planification dans le pays.
• Assurer la participation proactive complète des processus clés avec le service financier, notamment les données relatives au rapport d'étape (prévisions budgétaires comparées aux chiffres réels) et les informations nécessaires pour la précision du budget opérationnel.
• Fournir un soutien à toutes les équipes de terrain et de programme pour assurer que tous les bureaux de terrain fonctionnent de manière efficace et transparente et en conformité avec les directives de passation des marchés de l'IRC.

Technologies de l'information

• Superviser le responsable des technologies de l'information (TI).
• Vérifier que les politiques et les procédures relatives aux technologies de l'information sont documentées, diffusées et appliquées en permanence dans l'ensemble du programmes-pays.
• Assurer le développement et la mise en place efficace des processus de suivi de la conformité des TI.
• Aider le personnel informatique à fournir des services TI efficaces et de haut niveau, et fournir un soutien au bureau pays et dans tous les sites de terrain.

Sécurité

• Gérer la sécurité au quotidien grâce à la mise en place d'une base de données sur les incidents dans les trois bureaux.
• Mettre à jour et évaluer les POS et les plans d'intervention en cas d'urgence.
• Superviser la mise en uvre efficace des mesures d'atténuation
• Signaler tout incident majeur au Directeur-pays

Gestion du personnel de terrain

• Assurer la qualité des relations de travail entre les équipes en charge des bureaux de terrain, des opérations et du programme.

Appui aux programmes, stratégie et développement des activités

• Aider le contrôleur financier dans le développement et la mise à jour du budget de fonctionnement du pays, tout en assurant la coordination avec le Directeur-pays.
• Travailler avec le Directeur-pays sur le processus de planification stratégique du programme-pays.
• Fournir un soutien supplémentaire au coordonnateur principal du programme, selon les besoins.

Coordination et représentation

• Jouer le rôle de membre actif de l'équipe de l'équipe de direction du programme-pays et remplacer le Directeur-pays quand il / elle se trouve hors du pays ou en congé.
• Avoir des connaissances et contribuer aux discussions sur la sûreté et la sécurité de l'ensemble du personnel, avec un accent particulier sur les programmes du nord de la Syrie.
• Assurer une communication proactive au sein de l'Unité régionale, des services de soutien aux bureaux du siège, de New York et du Royaume-Uni, selon le cas.

QUALIFICATIONS

• Diplôme universitaire supérieur en gestion des affaires ou de préférence dans un domaine technique approprié avec un minimum de cinq ans d'expérience dans la gestion et le leadership.
• Expérience dans la gestion des équipes de programme-pays avec un portefeuille diversifié ; connaissance des principaux bailleurs de fonds (y compris USAID / OFDA / PRM, ECHO /CE, le DFID, les agences des Nations unies)
• Solide expérience en gestion des ressources humaines, de la chaîne d'approvisionnement et de l'administration.
• Solide expérience financière dans la gestion financière, l'élaboration et l'analyse du budget.
• Excellentes compétences en leadership, en gestion des personnes, en compétences interpersonnelles et de négociation, et capacités démontrées à développer des équipes harmonieuses dans un contexte interculturel.
• Excellentes compétences en diplomatie. Aptitude à établir de bonnes relations de travail avec les partenaires, les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes dans un environnement sensible.
• Une expérience dans les TI et la sécurité est fortement recommandée.
• Une expérience régionale est souhaitée.
• Bonne maîtrise du français et de l'anglais

Le poste est basé à Bangui et implique des déplacements fréquents vers les sites de terrain. Le poste est non accompagné et un hébergement partagé est assuré à Bangui et pendant les déplacements sur le terrain.

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