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Mali: Pharmacist

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Organization: International Rescue Committee
Country: Mali
Closing date: 04 Oct 2016

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries and 22 U.S. cities, we restore safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure. The IRC leads the way from harm to home.

IRC began its mission in Mali in April 2012 and provides life-saving assistance to over 550,000 individuals affected by the food and nutrition crises in the south, and by conflict in the north. First led by an emergency response team, the IRC conducted rapid evaluations of humanitarian needs with local partners, communities and government partners in both the north and south of the country. The IRC subsequently launched programs in Water, Sanitation, & Hygiene (WASH); Health: Nutrition; Child Protection and Education, Women's Protection and Empowerment, and Economic Recovery and Development. IRC is currently operational in six field sites across the country, with a staff team of over 120.

OBJECTIVES OF THE POSITION

This person will work for IRC regarding all the objectives described in this job description and in addition, he/she will be the focal person with the authorities and with procurement centres, regarding pharmaceutical issues.

The pharmacist will ensure the quality of the drugs purchased by IRC to the Mali Popular Pharmacy (PPM), as well as the quality of the management of all drugs used on IRC health and nutrition programmes. He will be in charge of drugs orders and eventually international buffer stock. He will support IRC teams in term of staff training related to prescriptions and drugs management.

MAIN RESPONSIBILITIES

  • Ensure the quality of the drugs bought through the PPM
  • Participates in the definition of strategies for supply, management, distribution and use of medical products in the mission, in line with the medical department's recommendations and policies
  • Develops familiarity with the Ministry of Health's regulations on importation and management of drugs in force in the country and shares his/her knowledge with the Supply Coordinator/Supply Manager and Medical Coordinator. Is the linked with external actors concerning pharmaceutical issues
  • Ensures respect for Good Distribution Practices for Pharmaceutical Products (GDPs) at coordination/project stock level, whether centralised or decentralised
  • Ensures respect for Good Distribution Practices for Pharmaceutical Products and good dispensing practices in end user units
  • Reports directly to the Medical Coordinator (line manager)

SPECIFIC OBJECTIVES:

  • In charge of the quality of the drugs ordered through the PPM or other source in Mali (PNLP) according to IRC and donors requirements:

  • In charge of the assessment and selection of international suppliers considering the adequacy of their quality assurance system, their drug sources and countries of origin, prices and delivery time, for the drugs ordered to the PPM or other sources in Mali

  • In charge of defining which drugs ordered in Mali are suitable for IRC programme tacking into consideration IRC and donors requirements

  • In charge of following the concordance between the drugs ordered (and declared suitable for use) and the ones received by IRC

  • Compile and up-date documentation for each product (selected supplier, qualitative and legal dossier, prices, quality problems)

  • Follow the storage and transportation conditions of these drugs to ensure their quality

  • Ensure external lab testing is deemed necessary

  • Manage any eventual problems with the suppliers and/or the products (in coordination with project teams).

  • Follow up pharmacy license for storage and purchase;

  • Follow up contract agreements with local suppliers (PPM,PNLP.)

  • Technical support to health staff on the mission:

  • As the referent on management and dispensing, is mandated by the Medical Coordinator to intervene at all stages of the mission's medicine chain in accordance with his/her responsibilities and any other tasks involving his/her collaboration and participation

  • Technical support to IRC staff on good storage/distribution practices

  • Supervises the stock/pharmacy management of end user units in project through the Project Pharmacist

  • Maintains a global overview of medical stocks in the mission

  • Gathers stock indicators, analyse them and pass them on to the Medical Coordinator / discusses with the Medical Coordinator the decisions/interventions required (stock levels, stock-outs, pre-stock-outs, over-stocking, donations, expired products, disposal)

  • Analyses the drugs real consumption in relation to protocols in force and the project's medical activities/fields

  • Provides input for international orders: draws up the first draft of orders / with the Medical Coordinator, reviews the parameters involved in replenishing stock, reviews the projects' standard list, finalises orders based on consumption and future needs arising from the developments in medical activities

  • Towards the supply team, acts as the main reference point (working relationships) for all issues relating to medical stock management at coordination and project level

  • Conduct staff training when necessary

  • Ensures respect for GDPs:

  • defines the pre-requisites and qualifications required for people working in a medical stock

  • Ensures that all persons in the supply team are aware of the specificities of the medical items they handle by raising their awareness/coaching/training them on quality, sensitivity, specificity and the various products' storage conditions

  • Defines the preparation techniques to be put into place (stock management rules)

  • Conducts regular audits on respect for GDPs: the layout of the warehouse, storage, product arrangement, reception, distribution and transport. Checks with the Supply Coordinator/Supply Manager that recommendations are applied

  • Gives specific directives and/or participates in stock reception and physical stock counts according to needs and necessities

  • Is the focal person representing IRC towards the authorities on pharmaceuticals issues, and ensure a coherent and consistent communication system with authorities:

  • To participate to all meetings related to pharmacy regulations organized by Malian authorities (PPM, DPM) and other agencies (if invited) and negotiate drug importation on behalf of all IRC missions, and inform IRC coordination through a written meeting report.

PROFILE REQUIREMENTS

Pharmacist with degree/diploma in pharmacy

Experience:

  • 3 years professional experiences, including some experience in developing countries with IRC or another humanitarian organisation
  • Knowledge of IRC European Procurement Centres highly recommended
  • Experience with quality assurance and procurement is an asset

Particularities:

  • Fluency in French mandatory (English would be added advantages)
  • Mature with strong interpersonal and organisational skills
  • Ability to work and report independently
  • Able to represent IRC and capacity to negotiate positively and diplomatically with MoH officials and IRC national and expatriate staff
  • Excellent communication and diplomatic skills
  • Sensitivity and knowledge of Malian cultural context important
  • Good organization and management skills
  • Professionalism, transparency and flexibility a must
  • Ability to work in a team
  • Good analytical and problem-solving skills with attention to detail
  • Skilled in coaching, training and supervising pharmaceutical/drug dispensing staff
  • Knowledge of Pharmacy tools is a plus

This is an unaccompanied position.

IRC is an Equal Opportunity Employer. IRC considers all applicants on the basis of merit without regard to race, sex, color, national origin, religion, sexual orientation, age, marital status, veteran status or disability

IRC leading the way from harm to home.

ORGANIZATIONAL DESCRIPTION :

International Rescue Committee (IRC) intervient en cas de crises humanitaires en apportant de l'aide aux personnes afin de les aider à survivre et reconstruire leur vie. Fondée en en 1933 par Albert Einstein, IRC fournit des services de premières urgences et nécessités pour sauver les vies et apporter de l'assistance pour les réfugiés en cas de guerre ou désastres. Aujourd'hui, IRC intervient dans 40 pays et 22 villes des Etats-Unis.

IRC intervient au Mali depuis Avril 2012 et fournit de l'assistance d'urgence pour plus de 550,000 personnes affectées par la crise alimentaires et nutritionnelles au sud du pays et le conflit armé au nord. Suite aux évaluations d'urgence en collaboration avec les partenaires locaux, les communautés et les partenaires gouvernementaux, IRC a graduellement mis en place des programmes d'urgences en Eau, Assainissement et Hygiène (WASH); Santé ; Nutrition; Protection de l'enfant et Education, Développement des droit humains and développement économique. IRC est actuellement opérationnel dans six bases dans le pays avec une équipe de plus de 200 personnes.

OBJECTIFS DE LA POSITION

Cette personne travaillera pour IRC en regard de tous les objectifs décrits dans la présente description du poste. De plus, il / elle sera le point focal avec les Autorités et avec les centres d'approvisionnement, en ce qui concerne les questions pharmaceutiques. Le pharmacien veillera à la qualité des médicaments achetés par l'IRC à la Pharmacie Populaire du Mali (PPM), ainsi qu'à la qualité de la gestion de tous les médicaments utilisés sur les programmes de santé et de nutrition IRC. Il sera en charge des commandes de médicaments, et notamment de la commande d'un stock tampon. Il appuiera les équipes de l'IRC sur la formation du personnel pour ce qui touche aux prescriptions et a la gestion des médicaments.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

  • Assurer la qualité des médicaments achetés a la PPM
  • Participer à la définition de stratégies pour l'approvisionnement, la gestion, la distribution et l'utilisation des produits médicaux de la mission, en conformité avec les recommandations et les politiques du service médical IRC
  • Développer une connaissance des réglementations du Ministère de la Santé sur l'importation et la gestion des médicaments en vigueur dans le pays et partager ses connaissances avec le coordonnateur logistique/Supply Manager et le coordinateur médical. Etre le lien avec les acteurs externes concernant les questions pharmaceutiques
  • Assurer le respect des Bonnes Pratiques de Distribution et de Dispensation pour les produits pharmaceutiques (GDPs) sur tous les projets IRC Mali
  • Rapporte directement au coordinateur médical (supérieur hiérarchique)

OBJECTIFS SPECIFIQUES:

  • En charge de la qualité des médicaments commandés à la PPM ou à une autre source au Mali (PNLP ...) en fonction des exigences de IRC et des bailleurs de fonds:

  • En charge de l'évaluation et de la sélection des fournisseurs internationaux en tenant compte de leur système d'assurance qualité, de leurs sources de médicaments et des pays d'origine, des prix et des délais de livraison pour les médicaments commandés à la PPM ou d'autres sources au Mali

  • En charge de définir quels médicaments commandés au Mali sont adaptés pour le programme de IRC en prenant en compte des exigences de IRC et des bailleurs de fond

  • En charge de la concordance entre les médicaments commandés (et déclarés conformes aux exigences de qualité) et ceux reçus par IRC

  • Compiler et mettre à jour la documentation pour chaque produit (fournisseur sélectionné, dossier qualitatif et juridique, prix, problèmes de qualité)

  • Suivre les conditions de stockage et de transport de ces médicaments pour assurer leur qualité

  • Assurer les tests de laboratoire externes jugés nécessaires

  • Gérer les problèmes éventuels avec les fournisseurs et / ou détectés pour certains produits (en coordination avec les équipes de projet)

  • Suivre les accords contractuels avec les fournisseurs locaux (PPM, PNLP ....).

  • Appui technique au personnel de santé sur la mission:

  • En tant que référent sur la gestion et la distribution des médicaments sur la mission, est mandaté par le coordinateur médical pour intervenir à tous les stades de la chaîne des médicaments, conformément à son / ses responsabilités

  • Support technique au personnel IRC sur les bonnes pratiques de distribution / de stockage des médicaments Superviser la gestion des stocks / pharmacie jusqu'à l'utilisation finale des médicaments

  • Maintenir un aperçu global des stocks de médicaments sur la mission Recueillir les indicateurs de stock, les analyser et de les transmettre au Coordinateur Médical. Discuter avec le coordonnateur médical les décisions / interventions requises (niveau des stocks, ruptures de stock, pré -ruptures de stock, surstock, produits périmés) Analyser la consommation réelle de médicaments sur les projets IRC en fonction des protocoles en vigueur et des activités médicales et nutritionnelles Fournir des inputs pour les commandes internationales: établir le premier draft de commande, examiner les paramètres impliqués dans le renouvellement des stocks, examiner la liste standard de médicaments sur les projets, finaliser les commandes en fonction de la consommation et des besoins futurs

  • Etre le point de référence des équipes médicales de IRC pour toutes les questions relatives à la gestion des stocks médicaux et à leur utilisation. Conduire des formations du personnel en cas de besoin.

  • Assure le respect de Bonnes Pratiques de Distribution:

  • Définir les conditions préalables et les qualifications requises pour les personnes travaillant dans un stock médical

  • Veiller à ce que toutes les personnes dans l'équipe d'approvisionnement soient conscientes des spécificités des articles médicaux qu'ils manipulent en les sensibilisant / formant sur la qualité, la sensibilité, la spécificité et les conditions de stockage des différents produits

  • Définir les règles à mettre en place (règles de gestion des stocks)

  • Effectuer des audits réguliers sur le respect des GDPs: plan de l'entrepôt, stockage, arrangement des produits, réception, distribution et transport. Vérifier que les recommandations de ces audits sont appliquées

  • Donner des directives spécifiques et / ou participer à la réception des stocks de médicaments et aux inventaires physiques en fonction des besoins.

  • Etre le point focal représentant IRC auprès des Autorités sur les questions pharmaceutiques, et assurer un système de communication cohérente et constante elles:

  • Participer à toutes les réunions liées à la réglementation pharmaceutique organisées par les autorités maliennes (PPM, DPM) ou d'autres organismes (si invité)

  • Négocier l'importation de médicaments au nom de IRC

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES

Diplome de pharmacie

Experience:

  • 3 années d'expériences professionnelles, y compris une expérience dans les pays en développement avec IRC ou d'une autre organisation humanitaire
  • Connaissance des centres d'approvisionnement européens fortement recommandée Expérience en assurance de la qualité et en approvisionnement est un atout

Spécificités:

  • Maîtrise obligatoire du français (anglais serait un avantage) Mature avec de solides compétences interpersonnelles et organisationnelles Aptitude à travailler de façon indépendante
  • Capable de représenter IRC et de négocier diplomatiquement avec les Autorités Maliennes et le personnel IRC Très bonnes compétences en communication Sensibilité et connaissance du contexte culturel malien importante Bonnes capacités d'organisation et de gestion Professionnalisme et flexibilité
  • Capacité à travailler en équipe Bonne capacité d'analyse et de résolution de problèmes
  • Compétences en coaching, formation et supervision de personnel
  • Connaissance des outils de gestion de pharmacies est un plus

Ceci est une position non accompagnée. IRC considère tous les postulants sur la base du mérite sans tenir compte de la race, du sexe, de la couleur, de la nationalité d'origine, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, du statut marital, du statut de vétéran ou d'un handicap.

IRC leading the way from harm to home.


How to apply:

Please follow this link to apply: http://www.aplitrak.com/?adid=a2F0cmluYW1pbGxlci42ODQ5Ny4zODMwQGlyYy5hcGxpdHJhay5jb20


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